事務職の職務経歴書の書き方と経験・自己PRの記入例

担当した経験を5つの質問で整理する

職務経歴書に載せる前のメモでは、文章をきれいにするよりも、事実を思い出すことを優先します。最近の1週間や月末の定例業務から振り返ると、作業を具体的に挙げやすくなります。

1. 何を担当した？書類の作成、数値の照合、日程の調整など、作業の名前を挙げる。
2. どこまで担当した？作成だけか、確認や差戻し、保存、引継ぎまでかを分ける。
3. 誰と連携した？営業担当、経理担当、社外窓口など、個人名を使わず役割で整理する。
4. どんな工夫をした？確認順序の統一、一覧化、期限前の確認など、自分が行ったことを挙げる。
5. 何が確認できる？保存された資料や記録、担当範囲の変更など、説明の裏付けになるものを確認する。

確認のために業務データを無断で持ち出す必要はありません。顧客情報・個人情報・未公開の売上などを応募書類や外部ツールに入力しないようにしてください。チーム全体の成果を、自分一人の成果として書かないことも重要です。

メモを職務経歴書へ組み立てる順番

応募先に指定様式がある場合は、その項目や提出形式を優先します。指定がない場合は、次の構成をたたき台にできます。項目数や文章量をそろえるより、必要な経験が見つけやすい順番にします。

職務要約は最後に書く方法もあります。先に担当業務を整理してから共通する経験を短くまとめると、本文にない強みを後付けしにくくなります。

事務職の経験を説明する3つの記入例

例1：請求書の確認・差戻し連絡

短すぎる説明：請求書の処理を担当しました。

月次の請求書について、請求先・金額・対象期間を確認し、不明点を担当部署へ照会しました。確認漏れを防ぐために確認項目を一覧にし、引継ぎの際にも同じ順番で説明できるように整理しました。

この例のポイント：確認した項目、連携相手、自分の工夫を示しています。処理件数やミスの減少率は設定していません。「確認項目を整理した事実」と「ミスが減った結果」は別の情報です。

例2：電話・メールの問い合わせ取次ぎ

短すぎる説明：電話対応が得意です。

代表電話と共通メール窓口で問い合わせを受け、用件・折返し先・希望時間を確認して担当者へ引き継ぎました。回答が必要な案件は対応状況を記録し、担当者が不在の場合にも未対応の用件を確認できるようにしていました。

この例のポイント：「コミュニケーション力」という評価語だけでなく、どの情報を確認し、どう引き継いだのかを記載しています。顧客満足度が向上したと書くなら、それを確認できる根拠が別に必要です。

例3：データ入力・集計資料の更新

短すぎる説明：Excelで資料を作成しました。

部署内の管理表への入力と月次集計資料の更新を担当しました。入力元の資料と照合したうえで集計し、数値が一致しない場合は担当者へ確認しました。更新箇所と作業手順をメモに残し、別の担当者へ引き継ぐ際に共有しました。

この例のポイント：使用したソフト名だけでなく、何のために使ったかを説明しています。関数や自動化を実際に使っていなければ、できることとして加える必要はありません。

PCスキルは、機能名と使用場面をセットで書く

「Excel上級」「PCスキルあり」だけでは、任せられる業務が判断しにくくなります。実際に使った機能と作業を結び付けて記載しましょう。

• Excel：並べ替え・フィルターを使って一覧から対象データを抽出。
• Excel：SUM関数で月別の件数を集計。検算した方法も説明できるようにする。
• Word：指定書式に沿った文書の作成と体裁調整。
• PowerPoint：既存資料の数値・図表・文言の更新。

これらも書き方の例です。学習しただけの機能と、実務で使った機能は分けます。資格名・取得時期は証明書などで確認し、未取得の資格は保有資格として記載しません。

自己PRは「行動 → 具体例 → 応募先での活かし方」

長所をいくつも並べるより、求人票の業務に接点がある経験を1つ選びます。たとえば、正確な確認が必要な仕事なら、上の請求書の例を使って次のように組み立てられます。

確認事項を整理し、関係者へ分かりやすく共有することを大切にしています。請求書の確認業務では、確認項目を一覧化し、不明点を担当部署へ照会していました。応募先の事務業務でも、まず所定の手順を理解し、正確な確認と円滑な引継ぎに取り組みたいと考えています。

「即戦力として必ず貢献できる」と断定するより、自分が行ってきたことと、応募先で取り組みたいことを分けて説明します。実際の募集内容に合わせて最後の一文を見直してください。

提出前のチェックリスト

提出前に、1項目ずつチェックして確認できます。チェック内容はサイトへ送信・保存されません。

• 勤務期間・会社名・部署名が履歴書と一致している。
• 本人が担当した業務と、部署全体の仕事を区別している。
• 件数・割合・期間などの数字に確認できる根拠がある。
• 顧客名・個人情報・社外秘の情報を含めていない。
• 応募先の必須条件と、自分の経験を取り違えていない。
• 求人ごとの宛先・企業名・ファイル名を見直した。
• 指定されたファイル形式で開き、文字切れやページの崩れを確認した。

よくある疑問

実績を数字にできない場合は？

数字を作らず、業務の範囲・確認手順・工夫を具体的に書きます。「改善した」という評価を入れる場合は、何がどう変わったのかを説明できるか見直しましょう。

派遣やパートの経験も書ける？

雇用形態を明記したうえで、実際に担当した仕事を整理できます。派遣元と就業先の表記や守秘義務で迷う場合は、手元の契約・指定様式を確認し、必要に応じて担当窓口へ相談してください。

誰かに添削してもらいたい場合は？

まずは求人票と経験メモを用意し、「担当範囲が伝わるか」「応募先との接点が分かるか」を相談すると、見てもらいたい点が明確になります。書類の添削・作成支援の選び方では、添削だけの相談と求人紹介を伴う支援の違いを整理しています。比較ページには広告が含まれます。対象年齢・地域などの条件も確認してください。